E-Rechnung – ab 2025 Pflicht im B2B-Geschäft.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF. Sie ist ein strukturiertes XML-Dokument, das maschinell ausgelesen und automatisch verarbeitet werden kann. In Deutschland zugelassen sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – beide entsprechen der EU-Norm EN 16931.

Zeitplan der Einführung

• Ab 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Bis 31. Dezember 2026: Übergangsweise dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Bis 31. Dezember 2027: Übergangsfrist gilt nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €.
• Ab 1. Januar 2028: Verpflichtende E-Rechnung für alle B2B-Umsätze in Deutschland.

Was Sie jetzt tun sollten

1. E-Mail-Postfach für E-Rechnungen einrichten und kommunizieren.
2. Buchhaltungs- bzw. Faktura-Software auf XRechnung/ZUGFeRD-Fähigkeit prüfen.
3. Kreditorenprozess so anpassen, dass XML-Daten automatisiert in die Buchhaltung einfließen.
4. Mitarbeitende schulen – auch zu Aufbewahrungspflichten (10 Jahre, GoBD-konform).

Unser Tipp

Wir setzen bei unseren Mandanten auf DATEV Unternehmen Online in Kombination mit unserem KI-Assistenten milia.io. Damit landen E-Rechnungen direkt in der Buchhaltung – ohne manuelle Tipparbeit. Sprechen Sie uns für einen Quick-Check Ihrer Prozesse an.