Steuerberater wechseln: Ablauf, passender Zeitpunkt und Unterlagen

Viele Unternehmen und Privatpersonen bleiben über Jahre bei derselben Kanzlei, auch wenn die Zusammenarbeit nicht mehr richtig passt. Häufig steckt die Sorge dahinter, dass ein Wechsel aufwendig ist oder Unterlagen verloren gehen. Tatsächlich sind Mandatswechsel für Kanzleien ein gewohnter Vorgang. Entscheidend ist, dass Sie die einzelnen Schritte in einer sinnvollen Reihenfolge angehen.

Typische Gründe für einen Wechsel

Die Gründe sind so unterschiedlich wie die Mandate selbst. Häufig genannt werden:

• Das Unternehmen hat sich verändert. Aus der Einzelunternehmung ist eine GmbH geworden, es gibt Mitarbeitende, Geschäfte im Ausland oder neue Geschäftsfelder, die besondere Erfahrung erfordern.
• Die Kommunikation stimmt nicht. Rückfragen bleiben lange unbeantwortet, Ansprechpartner wechseln häufig, oder Erklärungen sind schwer nachvollziehbar.
• Die Arbeitsweise passt nicht mehr. Sie möchten Belege digital austauschen, die Kanzlei arbeitet aber überwiegend mit Papier, oder umgekehrt.
• Die Kanzlei verändert sich. Etwa durch eine Übergabe an einen Nachfolger, einen Umzug oder eine neue Ausrichtung.

Bevor Sie wechseln, kann ein offenes Gespräch mit der bisherigen Kanzlei sinnvoll sein. Manche Probleme lassen sich klären. Bleibt es beim Entschluss, sollte der Wechsel gut vorbereitet sein.

Der passende Zeitpunkt

Ein Wechsel ist grundsätzlich jederzeit möglich. Praktisch ist es aber einfacher, wenn klare Abschnitte bestehen:

• Nach einem abgeschlossenen Jahr: Wenn die bisherige Kanzlei die Steuererklärungen und gegebenenfalls den Jahresabschluss für ein Jahr vollständig erstellt hat, kann die neue Kanzlei mit dem Folgejahr beginnen.
• Zum Beginn eines neuen Geschäftsjahres: Bei laufender Buchhaltung und Lohnabrechnung ist ein Wechsel zum Jahresbeginn besonders übersichtlich, weil Monate nicht zwischen zwei Kanzleien aufgeteilt werden müssen.
• Nicht mitten in laufenden Verfahren: Steht eine Betriebsprüfung an oder läuft ein Einspruchsverfahren, sollte genau abgestimmt werden, wer diese Vorgänge zu Ende begleitet. Mehr zur Vorbereitung einer Prüfung lesen Sie im Beitrag Betriebsprüfung angekündigt.

Wichtiger als ein bestimmter Stichtag ist eine klare Absprache, welche Arbeiten die bisherige Kanzlei noch erledigt und ab wann die neue zuständig ist.

Schritt für Schritt: So läuft der Wechsel ab

1. Neue Kanzlei auswählen

Klären Sie zuerst, wer Sie künftig betreut. So entsteht keine Lücke, in der niemand zuständig ist. Worauf es bei der Auswahl ankommt, beschreibt unser Beitrag Steuerberater finden.

2. Mandatsvertrag prüfen und Kündigung vorbereiten

Sehen Sie in Ihrem Mandatsvertrag nach, was dort zur Beendigung der Zusammenarbeit vereinbart ist, zum Beispiel zu Fristen oder zur Form der Kündigung. Teilen Sie die Kündigung schriftlich mit, nennen Sie den gewünschten Zeitpunkt und bitten Sie um eine kurze Bestätigung. So haben beide Seiten eine klare Grundlage für die weitere Planung. Welche Regelungen im Einzelfall gelten, hängt von Ihrem Vertrag ab; bei Fragen dazu sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.

3. Offene Arbeiten und Rechnungen klären

Halten Sie fest, welche Aufgaben die bisherige Kanzlei noch abschließt, zum Beispiel eine bereits begonnene Steuererklärung oder die Buchhaltung bis zu einem bestimmten Monat. Klären Sie außerdem offene Rechnungen frühzeitig. Das vermeidet Missverständnisse und erleichtert eine zügige Übergabe.

4. Unterlagen und Daten übergeben

Bitten Sie um die Rückgabe der Unterlagen, die Sie der Kanzlei überlassen haben, und stimmen Sie ab, wie die Buchhaltungsdaten übergeben werden. Arbeiten beide Kanzleien mit derselben Buchhaltungssoftware, kann eine elektronische Übergabe der Daten möglich sein. Die Einzelheiten stimmen die Kanzleien miteinander ab.

5. Vollmachten abstimmen

Damit die neue Kanzlei Sie gegenüber dem Finanzamt vertreten kann, benötigt sie eine Vollmacht. Für Vollmachten gegenüber der Finanzverwaltung gibt es ein amtliches Muster; darin wird auch angegeben, ob bestehende Vollmachten anderer Vertreter bestehen bleiben sollen. Stimmen Sie deshalb mit beiden Kanzleien ab, ab wann die neue Kanzlei zuständig ist und ob die bisherige Kanzlei für eine Übergangszeit noch tätig bleibt, etwa um eine begonnene Erklärung abzuschließen.

6. Beteiligte informieren

Prüfen Sie, wo die bisherige Kanzlei als Ansprechpartner hinterlegt ist, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung, und informieren Sie die betreffenden Stellen über den Wechsel.

Diese Unterlagen braucht die neue Kanzlei

Welche Unterlagen benötigt werden, hängt von Ihrer Situation ab. In vielen Fällen sind diese Dokumente hilfreich:

• Steuererklärungen und Steuerbescheide der letzten Jahre,
• Jahresabschlüsse oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen der letzten Jahre,
• die Buchhaltung des laufenden Jahres bis zum Wechselzeitpunkt, einschließlich Kontenübersicht und offener Posten,
• bei Mitarbeitenden die Lohnunterlagen und Stammdaten,
• das Anlagenverzeichnis,
• wichtige Verträge, etwa Gesellschafts-, Miet-, Leasing- oder Darlehensverträge,
• aktuelle Schreiben des Finanzamts und Informationen zu laufenden Vorgängen, zum Beispiel Einsprüchen oder angekündigten Prüfungen,
• Steuernummer, steuerliche Identifikationsnummer und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Eine vollständige Liste stimmt die neue Kanzlei mit Ihnen ab. Passwörter und Zugangsdaten zu Portalen geben Sie nicht in Unterlagenpaketen weiter. Wie der Zugang zu Systemen geregelt wird, besprechen Sie gesondert.

Häufige Stolpersteine

• Keine klare Zuständigkeit: Ohne Absprache bleibt offen, wer eine bereits begonnene Erklärung fertigstellt.
• Fehlende Unterlagen: Werden Daten nur teilweise übergeben, entsteht für die neue Kanzlei zusätzlicher Aufwand.
• Zu späte Planung: Wer kurz vor einem Abgabetermin wechselt, setzt alle Beteiligten unter Zeitdruck.
• Unklare Vollmachten: Ist die Vollmacht für die neue Kanzlei nicht rechtzeitig geregelt, kann Post des Finanzamts noch bei der bisherigen Kanzlei eingehen.

Ein Wechsel zu ALKUL

Wenn Sie über einen Wechsel nachdenken, sprechen wir gern mit Ihnen über Ihre Situation und die nächsten Schritte. Einen Überblick über unsere Schwerpunkte finden Sie unter Leistungen. Wie wir digital mit Mandanten zusammenarbeiten, beschreibt die Seite Digitale Kanzlei. Für ein erstes Gespräch erreichen Sie uns über die Seite Kontakt.