Ob Gründung, wachsendes Unternehmen, vermietete Immobilie oder die eigene Einkommensteuererklärung: Irgendwann stellt sich die Frage, ob ein Steuerberater sinnvoll ist und wer der richtige ist. Die Auswahl ist eine längerfristige Entscheidung, denn eine gute Zusammenarbeit lebt davon, dass die Kanzlei Ihre Verhältnisse über Jahre kennt. Etwas Vorbereitung lohnt sich deshalb.
Vor der Suche: Klären Sie Ihren Bedarf
Die Anforderungen an einen Steuerberater unterscheiden sich stark. Bevor Sie Kanzleien vergleichen, hilft eine kurze Bestandsaufnahme:
- Wofür brauchen Sie Unterstützung? Nur für die jährliche Steuererklärung, für die laufende Buchhaltung und Lohnabrechnung oder auch für strategische Fragen wie eine Gründung, eine Nachfolge oder den Kauf einer Immobilie?
- Wie ist Ihre Ausgangslage? Privatperson, Selbstständige, Personengesellschaft oder GmbH, und in welcher Branche?
- Wie möchten Sie zusammenarbeiten? Persönlich vor Ort, überwiegend digital oder in einer Mischung aus beidem?
Je klarer diese Punkte sind, desto leichter lässt sich einschätzen, ob eine Kanzlei passt. Welche Aufgaben ein Steuerberater überhaupt übernimmt, erklärt unser Beitrag Was macht ein Steuerberater?.
Woran Sie einen passenden Steuerberater erkennen
Fachliche Ausrichtung
Viele Kanzleien beraten ein breites Spektrum, haben aber Schwerpunkte, etwa bei bestimmten Branchen, bei Immobilien, im Onlinehandel oder bei der Unternehmensnachfolge. Prüfen Sie, ob Ihre Themen zu den Schwerpunkten gehören. Hinweise geben die Leistungsübersicht auf der Website, Fachbeiträge der Kanzlei und das Erstgespräch.
Zusätzliche Orientierung bieten Fachberaterbezeichnungen. Sie werden von den Steuerberaterkammern nach der Fachberaterordnung verliehen und setzen besondere Kenntnisse in einem bestimmten Gebiet voraus.
Erreichbarkeit und Art der Zusammenarbeit
Achten Sie darauf, wie die Kommunikation organisiert ist: Gibt es feste Ansprechpartner? Wie werden Unterlagen ausgetauscht, per Post, über ein Mandantenportal oder eine Buchhaltungssoftware? Wie schnell erhalten Sie in der Regel eine Antwort? Gerade bei laufender Buchhaltung ist ein gut abgestimmter Ablauf im Alltag oft wichtiger als jede Einzelleistung.
Vor Ort oder digital
Früher war die räumliche Nähe oft das wichtigste Kriterium. Heute lassen sich Belege, Auswertungen und Rückfragen in vielen Kanzleien auch digital austauschen, sodass die Entfernung weniger ins Gewicht fällt. Überlegen Sie trotzdem, wie wichtig Ihnen persönliche Termine sind, etwa für Jahresgespräche oder größere Entscheidungen. Eine Kanzlei in erreichbarer Nähe kann dann ein Vorteil sein.
Transparenz beim Honorar
Seriöse Kanzleien erklären vorab, wie abgerechnet wird. Die Vergütung von Steuerberatern richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV); je nach Leistung kommen unterschiedliche Abrechnungsformen in Betracht. Fragen Sie im Erstgespräch konkret nach, welche Leistungen enthalten sind und wie zusätzliche Aufgaben berechnet werden. Wie ALKUL abrechnet, steht auf unserer Seite zum Honorar.
Persönliche Passung
Ein Steuerberater erfährt viel über Ihre finanziellen und oft auch persönlichen Verhältnisse. Neben der fachlichen Qualifikation zählt deshalb, ob Sie sich gut aufgehoben fühlen, ob Erklärungen verständlich sind und ob Ihre Fragen ernst genommen werden.
Angaben überprüfen: Bestellung, Versicherung, Verschwiegenheit
Steuerberater werden von einer Steuerberaterkammer bestellt und sind dort Mitglied. Ob eine Person als Steuerberater bestellt oder eine Gesellschaft als Steuerberatungsgesellschaft anerkannt ist, können Sie kostenfrei im amtlichen Steuerberaterverzeichnis der Bundessteuerberaterkammer prüfen.
Außerdem gelten für den Berufsstand feste Regeln: Selbstständige Steuerberater müssen eine Berufshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden unterhalten, und sie sind zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was ihnen in Ausübung ihres Berufs bekannt wird. Beides ist im Steuerberatungsgesetz geregelt.
Das Erstgespräch: so bereiten Sie sich vor
Viele Kanzleien bieten vor einer Beauftragung ein Kennenlerngespräch an. Es dient beiden Seiten: Sie lernen die Arbeitsweise der Kanzlei kennen, und die Kanzlei kann einschätzen, welcher Aufwand auf sie zukommt. Je besser Sie vorbereitet sind, desto konkreter fällt die Einschätzung aus.
Checkliste: 5 Fragen für das Erstgespräch
- 1Passt die Kanzlei zu meiner Branche?Welche Erfahrung gibt es mit Mandaten in meiner Branche und Größe?
- 2Wer ist mein fester Ansprechpartner?Und wie erreiche ich ihn im Alltag?
- 3Was übernimmt die Kanzlei und was bleibt bei mir?Dazu gehört auch, wie der Start der Zusammenarbeit abläuft und was dafür von mir benötigt wird.
- 4Wie tauschen wir Unterlagen aus?Welche Wege und welche Software werden für Belege und Unterlagen eingesetzt?
- 5Wie wird abgerechnet?Welche Leistungen sind enthalten, und wie werden zusätzliche Aufgaben berechnet?
Diese Unterlagen sollten Sie bereithalten
Welche Unterlagen im Einzelfall nötig sind, hängt von Ihrer Situation ab. Für ein erstes Gespräch genügt meist ein Überblick. Hilfreich sind:
- die letzten Steuerbescheide und Steuererklärungen,
- bei Unternehmen und Selbstständigen die letzten Jahresabschlüsse oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen sowie aktuelle Auswertungen der Buchhaltung,
- Steuernummer und steuerliche Identifikationsnummer,
- aktuelle Schreiben des Finanzamts, zum Beispiel Anfragen oder Prüfungsankündigungen,
- wichtige Verträge, etwa Gesellschafts-, Miet- oder Arbeitsverträge,
- eine kurze Übersicht über geplante Vorhaben wie Investitionen, Neugründungen oder Immobilienkäufe.
Senden Sie Unterlagen vorab nur auf dem Weg, den die Kanzlei dafür vorsieht, und klären Sie, welche Dokumente tatsächlich schon vor dem Gespräch benötigt werden.
Nach dem Gespräch: in Ruhe entscheiden
Beziehen Sie nach dem Gespräch neben dem Honorar auch ein, wie verständlich die Erklärungen waren und wie gut die Arbeitsweise zu Ihrem Alltag passt. Entscheiden Sie sich für eine Kanzlei, werden die Einzelheiten der Zusammenarbeit in einem Mandatsvertrag festgehalten. Damit der Steuerberater Sie gegenüber dem Finanzamt vertreten kann, erteilen Sie ihm außerdem eine Vollmacht.
Haben Sie bereits einen Steuerberater und denken über einen Wechsel nach, finden Sie die wichtigsten Schritte in unserem Beitrag Steuerberater wechseln.
Ein Kennenlerngespräch mit ALKUL
ALKUL ist eine Steuerberatungsgesellschaft in Berlin-Mitte. Einen Überblick über unsere Schwerpunkte gibt die Seite Leistungen, die Ansprechpartner stellt die Seite Team vor. Für ein Kennenlerngespräch erreichen Sie uns über die Seite Kontakt.
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