Stand: 4. November 2026
Die wichtigsten Regeln auf einen Blick
| Frage | Regel |
|---|---|
| Wie viel ist steuerfrei? | Bis zu 110 € je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer |
| Wie oft? | Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr |
| Wer muss eingeladen sein? | Alle Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils |
| Was zählt zu den Kosten? | Alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer, auch für den äußeren Rahmen |
| Was gilt über 110 €? | Nur der übersteigende Betrag ist Arbeitslohn. Er kann mit 25 % pauschal versteuert werden |
| Was gilt für die Vorsteuer? | Die 110 € wirken hier als Freigrenze, nicht als Freibetrag. Wird sie überschritten, kann der Vorsteuerabzug entfallen |
Neu seit 2026: Pauschalsteuer nur noch bei offener Einladung
Der 25-%-Pauschalsteuersatz setzt seit dem Steueränderungsgesetz 2025 ausdrücklich voraus, dass die Feier allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Damit ist die großzügigere Sicht aus einem Urteil des Bundesfinanzhofs von 2024 für die Pauschalierung überholt.
Das hat Folgen für exklusive Formate. Eine Feier nur für die Geschäftsleitung oder ausgewählte Führungskräfte erhält weder den Freibetrag noch die 25-%-Pauschalsteuer. Dann bleibt nur die individuelle Versteuerung oder die Pauschalierung von Sachzuwendungen mit 30 %. Eine Feier für eine ganze Abteilung oder Filiale kann dagegen weiter begünstigt sein.
Welche Kosten zählen?
Maßgeblich sind die Bruttokosten der Feier, also einschließlich Umsatzsteuer. Dazu gehören insbesondere:
- Speisen und Getränke
- Raummiete, Dekoration und Technik
- Musik und Programm
- vom Arbeitgeber organisierte Fahrten und Übernachtungen
- Geschenke aus Anlass der Feier
- Trinkgelder und Kosten für die Organisation durch Dritte
Die Gesamtkosten werden zu gleichen Teilen auf die tatsächlich Anwesenden verteilt. Der Anteil einer Begleitperson wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Einen eigenen Freibetrag hat die Begleitperson nicht.
Drei Rechenbeispiele
Beispiel 1: Die Grenze wird eingehalten. 30 Beschäftigte feiern, die Kosten betragen 2.700 € brutto. Auf jede Person entfallen 90 €. Die Feier bleibt lohnsteuer- und beitragsfrei.
Beispiel 2: Kurzfristige Absagen. 30 Beschäftigte sind angemeldet, die Rechnung beträgt 3.000 € brutto. Fünf Personen sagen kurzfristig ab, der Caterer berechnet trotzdem den vollen Betrag. Geteilt wird durch die 25 Anwesenden, also 120 € je Person.
- Lohnsteuer: Je Person sind 10 € Arbeitslohn, insgesamt 250 €. Bei Pauschalierung fallen 62,50 € Lohnsteuer und 3,44 € Solidaritätszuschlag an, dazu gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer.
- Vorsteuer: Die Grenze von 110 € ist überschritten. Die Feier gilt umsatzsteuerlich nicht mehr als Aufmerksamkeit. Die Folgen für die Vorsteuer sollten Sie im Einzelfall klären.
Beispiel 3: Begleitpersonen. 20 Beschäftigte feiern, 5 von ihnen bringen eine Begleitung mit. Die Kosten von 2.500 € verteilen sich auf 25 Personen, also 100 € je Person. Wer allein kommt, bleibt mit 100 € steuerfrei. Wer begleitet wird, liegt bei 200 € und damit 90 € über dem Freibetrag.
Wenn der Freibetrag nicht reicht: 25 % Pauschalsteuer
Den übersteigenden Betrag kann der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuern, wenn die Einladung allen offenstand. Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer. Der Vorteil: Pauschal versteuerte Beträge sind beitragsfrei in der Sozialversicherung, wenn die Pauschalsteuer mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum erhoben wird. Sprechen Sie das daher früh mit Ihrer Lohnbuchhaltung ab.
Feiert ein Team mehr als zweimal im Jahr, können Sie wählen, für welche zwei Veranstaltungen der Freibetrag gilt. Das wird für jeden Arbeitnehmer gesondert betrachtet, eine Teilnehmerliste hilft beim Nachweis.
Vorsteuer: Hier gilt die 110-€-Grenze anders
Bei der Lohnsteuer ist der Betrag ein Freibetrag, nur der Teil darüber zählt. Bei der Umsatzsteuer ist er eine Freigrenze. Wird sie überschritten, kommt ein Vorsteuerabzug für die Feier grundsätzlich nicht mehr in Betracht. Wie sich das auswirkt, wenn erst kurzfristige Absagen oder nur einzelne Teilnehmende die Grenze überschreiten, sollten Sie im Einzelfall klären.
Geschenke zu Weihnachten: Drei Fälle unterscheiden
Die Suche nach steuerfreien Geschenken für Beschäftigte führt oft zu falschen Betragsangaben. Entscheidend ist der Anlass.
| Fall | Regel |
|---|---|
| Geschenk aus Anlass der Feier | Zählt zu den Kosten der Feier und damit zu den 110 €. Bei mehr als 60 € je Person ist im Einzelfall zu prüfen, ob es aus Anlass der Feier oder nur bei dieser Gelegenheit übergeben wird |
| Sachgeschenk außerhalb der Feier | Kann in die Sachbezugsgrenze von 50 € im Monat fallen. Sie gilt für alle Sachbezüge dieses Monats zusammen und ist eine Freigrenze: Liegt die Summe darüber, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig |
| Geldgeschenk | Immer Arbeitslohn, auch bei kleinen Beträgen |
Die oft genannte Grenze von 60 € gilt nicht für Weihnachten. Sie betrifft Aufmerksamkeiten zu besonderen persönlichen Ereignissen, etwa einem Geburtstag oder einer Hochzeit. Gutscheine zählen nur unter bestimmten Voraussetzungen als Sachbezug. Lassen Sie das vorab prüfen.
Liegt ein Sachgeschenk über der Grenze und wird es zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt, kann der Arbeitgeber die Steuer mit 30 % pauschal übernehmen. Diese Wahl gilt einheitlich für alle entsprechenden Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres. Bei eigenen Beschäftigten bleibt der Betrag anders als bei der 25-%-Pauschalsteuer beitragspflichtig.
Für Geschenke an Kunden und Geschäftspartner gilt eine andere Regel: Der Betriebsausgabenabzug ist nur möglich, wenn die Geschenke je Empfänger im Wirtschaftsjahr insgesamt höchstens 50 € kosten.
Checkliste für Ihre Weihnachtsfeier
- Sind alle Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils eingeladen, und ist das dokumentiert?
- Ist die Feier die erste oder zweite begünstigte Veranstaltung im Jahr für die Teilnehmenden?
- Sind alle Bruttokosten erfasst, auch Raum, Technik, Programm und Geschenke?
- Gibt es eine Teilnehmerliste mit den tatsächlich Anwesenden und Begleitpersonen?
- Reicht der Puffer unter 110 € auch bei kurzfristigen Absagen?
- Ist geklärt, wer eine Überschreitung in der Lohnabrechnung meldet?
- Sind Rechnungen und Unterlagen für eine mögliche Prüfung geordnet abgelegt?
- Sind andere Sachbezüge im selben Monat berücksichtigt, wenn es zusätzlich Geschenke gibt?
Häufige Fragen
Ist eine Weihnachtsfeier für Arbeitnehmer steuerfrei?+
Ja, bis zu 110 € je Teilnehmer und Veranstaltung, wenn die Feier allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Das gilt für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr.
Was passiert, wenn die 110 € überschritten werden?+
Nur der übersteigende Betrag ist Arbeitslohn. Er kann mit 25 % pauschal versteuert werden. Für die Vorsteuer wirkt die Grenze dagegen als Freigrenze, der Abzug kann dann entfallen.
Zählen abgesagte Teilnehmer bei der Kostenaufteilung mit?+
Nein. Die Kosten werden nur auf die tatsächlich Anwesenden verteilt. Das hat der Bundesfinanzhof 2021 für die Lohnsteuer und 2023 für die Vorsteuer so gesehen.
Hat eine Begleitperson einen eigenen Freibetrag?+
Nein. Ihr Kostenanteil wird dem Arbeitnehmer zugerechnet, den sie begleitet.
Dürfen Mitarbeiter zu Weihnachten 60 € steuerfrei erhalten?+
Nein, nicht als Weihnachtsgeschenk. Die 60-€-Grenze gilt für besondere persönliche Ereignisse. Für ein Sachgeschenk außerhalb der Feier kommt die monatliche Sachbezugsgrenze von 50 € infrage.
Sind Geldgeschenke zu Weihnachten steuerfrei?+
Nein. Geldzuwendungen gehören stets zum Arbeitslohn, auch wenn der Betrag klein ist.
Gilt der Freibetrag für eine Feier nur mit der Geschäftsleitung?+
Nein. Freibetrag und 25-%-Pauschalsteuer setzen voraus, dass die Feier allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
So unterstützen wir Sie
Ob Feier, Geschenke oder Sachbezüge: Die Einordnung entscheidet sich oft erst in der Lohnabrechnung. Wir kümmern uns um Ihre Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung, auch digital, und begleiten Sie bei Lohnsteuerprüfungen. Wenn Sie zum Jahreswechsel auch Aushilfen beschäftigen, lesen Sie unseren Beitrag zu Minijob und Mindestlohn 2027.
Offizielle Quellen:
- § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG: Betriebsveranstaltungen
- § 40 Abs. 2 EStG: Pauschalsteuer
- Steueränderungsgesetz 2025, BGBl. 2025 I Nr. 363
- BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026
- R 19.6 LStR: Aufmerksamkeiten, Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026
- § 8 Abs. 2 EStG: Sachbezüge
- § 37b EStG: Pauschalierung von Sachzuwendungen
- § 4 Abs. 5 EStG: Geschenke
- § 1 SvEV: Beitragsfreiheit
- BFH, Urteil vom 29.04.2021, VI R 31/18
- BFH, Urteil vom 10.05.2023, V R 16/21
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Stand: 04.11.2026.