Kleinunternehmerregelung 2026 und 2027: Umsatzgrenzen, Rechnungen und Jahreswechsel

Wer als Selbstständiger, Freiberufler oder Gründer nur geringe Umsätze erzielt, muss seinen Kunden keine Umsatzsteuer berechnen, wenn er die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) nutzt. Seit 2025 gelten dafür höhere Grenzen, aber auch strengere Regeln beim Überschreiten. Hier lesen Sie, welche Grenzen 2026 und 2027 gelten, was auf Ihre Rechnungen gehört, wann sich der freiwillige Wechsel zur Regelbesteuerung lohnt und worauf Sie zum Jahreswechsel achten sollten.

Die Umsatzgrenzen 2026 und 2027 auf einen Blick

Ihre Umsätze sind als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit, wenn beide Bedingungen erfüllt sind (§ 19 Abs. 1 UStG):

1. Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr lag nicht über 25.000 €.
2. Ihr Gesamtumsatz im laufenden Jahr liegt nicht über 100.000 €.

Alle Beträge sind Nettobeträge, also ohne Umsatzsteuer. Die Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 (vorher 22.000 € und 50.000 €). Nach dem Gesetzesstand vom 30.10.2026 gelten sie auch 2027 unverändert.

Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, ist die Regelung für das ganze laufende Jahr ausgeschlossen, auch wenn der Umsatz in diesem Jahr wieder darunter bleibt.

Was zählt zum Gesamtumsatz?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG:

• Zahlungseingang zählt: Gerechnet wird nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem Datum der Zahlung, nicht nach dem Rechnungsdatum.
• Alle Tätigkeiten zusammen: Das Unternehmen umfasst Ihre gesamte gewerbliche und berufliche Tätigkeit (§ 2 Abs. 1 UStG). Wer etwa nebenberuflich als Designer arbeitet und zusätzlich einen kleinen Onlineshop betreibt, muss beide Umsätze addieren.
• Nicht mitgezählt werden unter anderem der Verkauf von Anlagevermögen (z. B. des betrieblichen Laptops oder Autos) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa viele Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnungen.

Die 100.000-Euro-Grenze: Regelbesteuerung ab dem Umsatz, der sie überschreitet

Bis 2024 kam es im laufenden Jahr auf eine Prognose an. Heute ist die 100.000-€-Grenze eine feste Grenze. Schon der Umsatz, mit dessen Zahlungseingang die Grenze überschritten wird, unterliegt der Umsatzsteuer. Ab diesem Moment gelten die allgemeinen Regeln: Umsatzsteuer auf der Rechnung, Vorsteuerabzug, Voranmeldungen und die allgemeinen Regeln zur E-Rechnung im B2B-Geschäft, einschließlich der Übergangsfristen.

Beispiel: Eine Fotografin hatte im Vorjahr 18.000 € Umsatz. Im laufenden Jahr hat sie bis September 85.000 € vereinnahmt. Im Oktober wird ein Auftrag über 20.000 € bezahlt. Mit dieser Zahlung steigt ihr Umsatz auf 105.000 €. Bereits dieser Auftrag unterliegt in voller Höhe der Umsatzsteuer, nicht erst der nächste. Die bis dahin bezahlten Umsätze bleiben steuerfrei. Aber: Hat die Fotografin einen früheren Auftrag schon erledigt, das Geld dafür aber erst nach dem Überschreiten erhalten, unterliegt auch diese Zahlung der Umsatzsteuer (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE).

Sonderfall Gründungsjahr: 25.000 € statt 100.000 €

Wer sein Unternehmen im Laufe des Jahres gründet, hat kein Vorjahr. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt dann im Gründungsjahr die 25.000-€-Grenze für den tatsächlichen Umsatz dieses Jahres (Abschnitt 19.1 Abs. 3 Umsatzsteuer-Anwendungserlass). Wer im Gründungsjahr mehr als 25.000 € vereinnahmt, unterliegt ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, der Regelbesteuerung.

Beispiel: Ein IT-Berater macht sich am 1. Juli selbstständig. Bis November vereinnahmt er 22.000 €. Im Dezember geht eine Zahlung über 6.000 € ein. Damit überschreitet er die 25.000 €. Diese Zahlung unterliegt bereits der Umsatzsteuer, und im Folgejahr ist er kein Kleinunternehmer mehr.

Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet

Ausnahmen bei den Erklärungen: Fordert das Finanzamt eine Erklärung an, muss sie abgegeben werden. Außerdem bleibt § 18 Abs. 4a UStG anwendbar. Praktisch relevant ist das, wenn Sie als Kleinunternehmer für Ihr Unternehmen Dienstleistungen von Unternehmen aus dem EU-Ausland beziehen, zum Beispiel Online-Werbung. Solche Leistungen werden in der Regel in Deutschland besteuert (§ 3a Abs. 2 UStG). Sie schulden die Umsatzsteuer dafür als Leistungsempfänger selbst (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG) und müssen sie anmelden und abführen. Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich.

Rechnungen als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer dürfen vereinfachte Rechnungen ausstellen. Diese müssen mindestens enthalten (§ 34a UStDV):

1. vollständigen Namen und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
2. Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum
4. Menge und Art der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
5. das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt

Für den Hinweis genügt eine verständliche Formulierung, die die Steuerbefreiung eindeutig bezeichnet. Die Finanzverwaltung nennt als Beispiel „steuerfreier Kleinunternehmer“ (Abschnitt 14.7a UStAE). Auch auf Kleinbetragsrechnungen bis 250 € muss der Hinweis stehen.

Achtung beim Steuerausweis: Weisen Sie als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer auf einer Rechnung aus, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 1 UStG), bis die Rechnung berichtigt ist.

E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen nein

Empfangen müssen Sie können: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach.

Ausstellen müssen Sie grundsätzlich nicht: Für Ihre eigenen Rechnungen gilt eine dauerhafte Ausnahme. Als Kleinunternehmer dürfen Sie immer eine „sonstige Rechnung“ ausstellen (§ 34a Satz 3 UStDV), also auf Papier oder elektronisch, z. B. als PDF. Für eine PDF-Rechnung brauchen Sie die Zustimmung Ihres Kunden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Eine E-Rechnung dürfen Sie freiwillig ausstellen, müssen es aber nicht.

Wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln, gelten die allgemeinen Regeln. Übergangsweise sind Papier- und (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen noch für Umsätze bis Ende 2026 erlaubt. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 € lag (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 sind E-Rechnungen im B2B-Geschäft grundsätzlich Pflicht. Mehr dazu: E-Rechnung im B2B-Geschäft.

Freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln?

Die Kleinunternehmerregelung ist freiwillig. Sie können gegenüber dem Finanzamt erklären, dass Sie darauf verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG):

• Frist: bis zum letzten Februartag des zweiten Jahres nach dem betreffenden Jahr. Der Verzicht für 2026 ist also bis 29.02.2028 möglich (2028 ist ein Schaltjahr).
• Wirkung: ab Beginn des Jahres, für das er gilt
• Bindung: mindestens fünf Kalenderjahre. Danach können Sie den Verzicht mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Jahres widerrufen.

Der Wechsel kann sich lohnen, wenn …

• Ihre Kunden überwiegend Unternehmen sind, die sich die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen. Für sie wird Ihr Angebot dadurch nicht teurer.
• größere Anschaffungen anstehen, etwa Technik, Fahrzeug oder Einrichtung, deren Vorsteuer Sie zurückbekommen würden
• absehbar ist, dass Sie die Grenzen bald überschreiten, und Sie einen Wechsel mitten im Jahr vermeiden wollen

Die Regelung bleibt meist günstiger, wenn …

• Sie überwiegend an Privatkunden verkaufen. Für sie würde jede Rechnung mit Umsatzsteuer teurer, oder Ihre Marge sinkt.
• Sie wenig investieren und Ihre Buchhaltung einfach halten möchten

Rechenbeispiel Vorsteuer: Eine Grafikdesignerin kauft einen Rechner für 2.380 € brutto (2.000 € netto + 380 € Umsatzsteuer). Als Kleinunternehmerin trägt sie die 380 € selbst. Mit Regelbesteuerung bekäme sie sie als Vorsteuer zurück, müsste aber auf alle Rechnungen 19 % Umsatzsteuer aufschlagen. Für Geschäftskunden ist das meist neutral, für Privatkunden ein Preisnachteil.

Kunden im EU-Ausland: die EU-Kleinunternehmerregelung

Seit 2025 können deutsche Kleinunternehmer die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Staaten nutzen (§ 19a UStG). Voraussetzungen:

• Ihr Umsatz in der gesamten EU lag im Vorjahr nicht über 100.000 € und liegt auch im laufenden Jahr nicht darüber.
• Sie erfüllen die Grenzen des jeweiligen anderen Mitgliedstaats.
• Sie nehmen über das Bundeszentralamt für Steuern am besonderen Meldeverfahren teil und erhalten eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.

Danach melden Sie Ihre Umsätze für jedes Kalendervierteljahr innerhalb eines Monats nach Quartalsende an das Bundeszentralamt für Steuern (§ 19a Abs. 3 UStG), auch als Nullmeldung, wenn keine Umsätze angefallen sind. Wird die EU-Grenze von 100.000 € überschritten, müssen Sie das dem Bundeszentralamt melden (§ 19a Abs. 4 UStG).

Checkliste: Kleinunternehmerregelung zum Jahreswechsel 2026/2027

Ob Sie 2027 Kleinunternehmer sind, entscheidet Ihr Umsatz 2026. Prüfen Sie vor dem Jahresende:

1. Umsatz 2026 ermitteln: Welche Zahlungen sind bisher eingegangen?
2. Ausstehende Zahlungen schätzen: Was geht bis zum 31.12.2026 voraussichtlich noch ein?
3. Zahlungseingang beachten: Für die Umsatzgrenze zählt der Tag, an dem das Geld eingeht, nicht das Rechnungsdatum.
4. Alle Tätigkeiten zusammenrechnen: etwa Nebenberuf, Onlineshop und weitere selbstständige Aufträge.
5. Grenze 25.000 € prüfen: Liegen Sie darüber, gilt ab 1.1.2027 die Regelbesteuerung.
6. Im Gründungsjahr liegt die Grenze schon im laufenden Jahr bei 25.000 €.
7. Rechnungsvorlagen anpassen: Hinweis auf die Steuerbefreiung, bei Regelbesteuerung Umsatzsteuer ausweisen.
8. Preise prüfen: Brutto- oder Nettopreise bei Wechsel zur Regelbesteuerung?
9. E-Rechnung vorbereiten: Den Empfang müssen Sie in jedem Fall sicherstellen. Bei Regelbesteuerung zusätzlich den Versand planen (Übergangsfristen beachten).
10. Verzicht abwägen: Lohnt sich die Regelbesteuerung freiwillig? Fünf Jahre Bindung beachten.

Beispiel: Wie der Umsatz zum Jahresende gezählt wird. Ein Texter hatte 2025 21.000 € Umsatz und ist 2026 Kleinunternehmer. Bis Ende 2026 gehen insgesamt 26.500 € bei ihm ein. Sein Umsatz 2026 liegt damit über 25.000 €. Ab dem 1. Januar 2027 gilt für ihn die Regelbesteuerung: Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen, Vorsteuerabzug und Voranmeldungen. Er sollte deshalb rechtzeitig Rechnungsvorlagen, Preise und Buchhaltung umstellen.

Gut zu wissen: Maßgeblich ist der tatsächliche Zahlungseingang im jeweiligen Kalenderjahr (§ 19 Abs. 2 UStG). Eine Zahlung, die erst im Januar eingeht, zählt zum Umsatz des neuen Jahres.

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Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung

Wie hoch ist die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer 2026? Höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr 2025 und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr 2026, jeweils netto (§ 19 Abs. 1 UStG).

Gilt die Kleinunternehmerregelung 2027 unverändert? Nach dem Gesetzesstand vom 30.10.2026 ja: 25.000 € Umsatz im Jahr 2026 und höchstens 100.000 € im Jahr 2027. Entscheidend ist also Ihr Umsatz 2026.

Was passiert, wenn ich die 100.000 € im laufenden Jahr überschreite? Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, unterliegt der Umsatzsteuer. Ab dann gelten die allgemeinen Regeln. Umsätze, deren Geld Sie vorher erhalten haben, bleiben steuerfrei. Zahlungen, die erst nach dem Überschreiten eingehen, sind auch für früher erbrachte Leistungen steuerpflichtig.

Welche Grenze gilt im Gründungsjahr? Nach Auffassung der Finanzverwaltung 25.000 € Umsatz im Gründungsjahr, nicht 100.000 € (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE).

Ist die Umsatzgrenze ein Freibetrag? Nein. Es ist eine Grenze: Darunter sind Ihre Umsätze steuerfrei. Wird sie überschritten, unterliegen die Umsätze ab dem Überschreiten bzw. ab dem Folgejahr in voller Höhe der Umsatzsteuer.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben? Grundsätzlich nein, weder Voranmeldungen noch Jahreserklärung. Ausnahmen: Das Finanzamt fordert eine Erklärung an, oder Sie schulden Umsatzsteuer als Leistungsempfänger, z. B. für Online-Werbung von EU-Anbietern (§ 13b, § 18 Abs. 4a UStG).

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen? Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Leistung, Entgelt und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, z. B. „steuerfreier Kleinunternehmer“ (§ 34a UStDV).

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben? Grundsätzlich nein. Kleinunternehmer dürfen weiter Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). E-Rechnungen empfangen können müssen sie aber, dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Wie lange bin ich gebunden, wenn ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichte? Mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Danach kann der Verzicht ab Beginn eines folgenden Jahres widerrufen werden.

Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für Freiberufler und im Nebenberuf? Ja, für alle Unternehmer. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz aller selbstständigen Tätigkeiten zusammen.

Rechtsstand: 30.10.2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.